PREGUNTAS FRECUNTES
1. Caja de ahorro
¿Qué es una caja de ahorro?
De acuerdo con la Ley de Ahorro y Crédito Popular, es un mecanismo legal formado exclusivamente por las contribuciones de los trabajadores, sin aportación de la empresa. Con ese ahorro, los participantes generan rendimientos y pueden acceder a préstamos con tasas inferiores a las del mercado.
¿Es obligatoria para los colaboradores?
No. Es una prestación completamente voluntaria. Cada colaborador decide si participa y qué monto destina a su ahorro; la empresa se encarga de aplicar el descuento por nómina.
¿Cuánto cuesta a la empresa?
La empresa no aporta recursos a la caja. Su participación es operativa: llevar los registros contables y timbrar el descuento dentro del CFDI de nómina. Con Akiba, esa operación se simplifica porque la plataforma gestiona el resto.
¿Qué porcentaje de colaboradores suele inscribirse?
En una caja de nueva implementación, estimamos una participación cercana al 50% de la plantilla. Una buena comunicación interna y el acompañamiento de Akiba ayudan a que ese porcentaje crezca con los ciclos.
¿Cuánto suelen aportar los colaboradores?
La aportación promedio se ubica entre 5% y 10% de la nómina.
¿Los descuentos son montos fijos o porcentajes?
Se manejan montos fijos por periodo de nómina. La excepción son el aguinaldo y la prima vacacional, donde el colaborador puede destinar un porcentaje al ahorro; ese porcentaje es editable y lo define el colaborador.
¿Puede un colaborador cambiar cuánto ahorra?
Por lo general, no durante el ciclo: el colaborador elige un monto por periodo de nómina y se descuenta en cada pago durante el año. Esto simplifica la administración de Recursos Humanos. Si el colaborador necesita liquidez, puede recurrir a los préstamos de la caja o a los adelantos de nómina. La empresa puede definir una política distinta si lo prefiere.
¿Cómo se configura una caja?
Recomendamos partir de un esquema predefinido, sobre todo si la empresa no ha operado una caja antes, porque configurarla sin experiencia puede derivar en errores y malos manejos. Nuestra recomendación es:
● Duración de un año.
● Inicio el 1 de enero o el 1 de agosto. El primer ciclo puede ser menor a un año para ajustarse a esos calendarios.
● Tasa de interés de los préstamos entre 1.5% y 2.5% mensual; sugerimos 2%.
● Calendario de nóminas de la empresa.
Akiba acompaña a la empresa en la definición de estatutos, parámetros y políticas, sin costo adicional.
¿Cuál es el periodo de ahorro?
Normalmente un año, lo que facilita la administración de los préstamos. La empresa puede definir otro esquema según sus necesidades.
¿Se puede tener más de una caja?
Sí. Es común en empresas muy grandes que quieren ofrecer distintos plazos de retiro (diario, mensual o anual). Como los préstamos se financian con el dinero que hay en la caja, en empresas pequeñas recomendamos una sola caja: concentra más fondos disponibles y, por lo tanto, ofrece mayor rendimiento a los ahorradores.
¿Los colaboradores pueden pedir préstamos a la caja?
Sí, pero solo quienes participan en ella. Pueden solicitar préstamos del capital disponible a la tasa definida por la empresa, típicamente entre 1.5% y 2.5% mensual, por debajo de lo que ofrece el sector financiero. Los plazos pueden ir de 3 a 12 meses, según las reglas de la caja.
¿Cómo es el proceso para solicitar un préstamo de la caja?
Sí, pero solo quienes participan en ella. Pueden solicitar préstamos del capital disponible a la tasa definida por la empresa, típicamente entre 1.5% y 2.5% mensual, por debajo de lo que ofrece el sector financiero. Los plazos pueden ir de 3 a 12 meses, según las reglas de la caja.
1. El colaborador solicita el préstamo desde la plataforma o la app.
2. Si la empresa lo define así, el administrador aprueba o rechaza la solicitud.
3. La plataforma genera el contrato de préstamo (con la plantilla de la empresa o la de Akiba), que el colaborador firma y carga.
4. Con el proceso completo, Akiba libera los fondos al colaborador.
¿Qué pasa si alguien pide un préstamo y la caja no tiene fondos suficientes?
La plataforma genera una lista de espera hasta que haya recursos disponibles. Mientras tanto, el colaborador puede optar por un préstamo de nómina fondeado por Akiba, que tiene una tasa mayor. Por esta razón, las cajas funcionan mejor en empresas con muchos colaboradores, donde hay más capital disponible.
¿Qué rendimiento pueden esperar los colaboradores?
El ahorro se invierte en papel gubernamental, y la caja suma además los intereses que pagan los préstamos otorgados entre sus propios participantes. Por eso, el rendimiento de una caja suele ser superior al de un fondo de ahorro. El resultado concreto depende del tamaño de la caja, de la tasa de los préstamos y del uso que se les dé.
¿Cuándo pueden retirar su dinero?
Lo define la empresa. Lo habitual es que la caja sea anual y se liquide al 100% al cierre del ciclo; quien necesita dinero durante el año utiliza un préstamo.
¿Los colaboradores pagan impuestos por los rendimientos?
Los intereses generados por el ahorro en la caja están exentos de ISR para el colaborador, conforme a la legislación fiscal aplicable.
¿Es deducible para la empresa?
No. La caja de ahorro no es un pago de la empresa sino ahorro del trabajador, por lo que no es deducible. Su valor para la empresa está en el bienestar financiero de la plantilla, la retención y la percepción de la prestación, con una carga administrativa mínima.
2. Fondo de ahorro
¿Qué es un fondo de ahorro?
Es una prestación en la que el colaborador y la empresa aportan en la misma proporción. Las aportaciones se invierten en una institución financiera durante un periodo y, al final del ciclo, se entrega al colaborador el ahorro acumulado más sus rendimientos.
¿Cómo funciona paso a paso?
1. Implementación: la empresa define un porcentaje o una cuota fija, respetando los topes legales.
2. Aportación del colaborador: se descuenta automáticamente de su nómina, hasta 13% de su salario topado a 1.3 UMAs.
3. Aportación de la empresa: aporta el mismo porcentaje.
4. Administración y rendimiento: los recursos se invierten en papel gubernamental. Al final del año se entregan los fondos acumulados al colaborador.
¿Es obligatorio?
Una vez que la empresa lo establece, aplica a todos los empleados de planta de la razón social pagadora, por lo que el colaborador no necesita inscribirse. Recomendamos aplicar el mismo porcentaje para todos.
¿Cuál es el tope de aportación de la empresa?
Hasta 13% del salario del colaborador, siempre en una relación de 1 a 1 con lo que aporta el empleado. Por ejemplo: si el fondo se fija en 5%, el colaborador aporta 5% y la empresa 5%. Además, existe un tope exento de 1.3 veces la UMA anual, que es relevante en salarios altos.
¿Qué beneficios tiene para colaboradores y empresa?
Colaboradores: reciben en promedio 105% más de lo que ahorran, sin pagar impuestos sobre los rendimientos, y cuentan con un capital que reduce el estrés financiero.
Empresa: las aportaciones son deducibles (cumpliendo la Ley Federal del Trabajo y las disposiciones fiscales aplicables) y es una de las prestaciones más valoradas para retener talento.
¿En qué se invierte y qué riesgo tiene?
Los recursos se invierten en papel gubernamental, un instrumento de riesgo muy bajo. Es un esquema pensado para preservar el ahorro, no para especular. Como en cualquier inversión, el rendimiento específico no se puede asegurar de antemano.
¿Qué rendimiento pueden esperar los colaboradores?
Es el que generan los instrumentos gubernamentales en los que se invierte el fondo, después de comisiones. El plazo y el rendimiento son los mismos para todos los participantes.
¿Cuándo reciben su dinero?
En una fecha fija, común para todos, una vez al año (por lo general en enero).
¿Pagan impuestos los colaboradores?
Las aportaciones y los rendimientos están exentos de ISR para el colaborador dentro de los límites que marca la ley: hasta 13% del salario y hasta 1.3 veces la UMA anual.
¿Es deducible para la empresa?
Sí. Las aportaciones de la empresa al fondo son deducibles siempre que se cumplan los requisitos de la Ley Federal del Trabajo y de la ley fiscal. Le sugerimos validar el diseño de su fondo con su área fiscal.
¿Qué pasa si el colaborador necesita dinero antes del cierre?
El fondo está diseñado para entregarse al cierre del ciclo. Si el colaborador necesita liquidez, la plataforma ofrece adelantos y préstamos de nómina fondeados por Akiba.
3. El servicio de Akiba
¿Qué es Akiba?
Akiba (Operadora SUSU, S.A.P.I. de C.V.) es una empresa mexicana especializada en la administración de cajas de ahorro, fondos de ahorro, préstamos y anticipos de nómina mediante tecnología propia. Tenemos más de 10 años en el mercado, una plataforma desarrollada íntegramente por nosotros y operación 100% en México.
¿Qué tan grande es la operación?
Trabajamos más de 100 empresas,más de 100 mil colaboradores activos y administramos más de $10,000 millones de pesos en fondos y cajas de ahorro.
¿Qué productos ofrece Akiba?
● Caja de ahorro: nuestro producto principal; plataforma multi-esquema con autogestión completa y app móvil.
● Fondo de ahorro: esquema fiscal complementario, deducible para la empresa y orientado a la retención.
● Anticipos de nómina: acceso del colaborador a salario ya devengado, sin generar deuda.
● Préstamos de nómina: crédito con descuento vía nómina y tasa fija parametrizable.
La empresa elige qué productos habilita y cada uno se activa de forma independiente.
¿Cuánto tarda la implementación?
Entre dos y tres semanas desde que contamos con toda la documentación, hasta la firma del contrato y la activación.
¿Qué trámites debe hacer la empresa con el administrador de activos?
La empresa llena un formato con información de la empresa y de sus accionistas, requerido por la ley de prevención de lavado de dinero. No hay más papeleo con el administrador de activos.
¿La empresa tiene que abrir una cuenta bancaria?
No. La empresa no abre ninguna cuenta a su nombre. Todo se gestiona a través del intermediario financiero: los recursos de caja y fondo se depositan en el fondo de inversión de la caja o fondo, y el financiamiento fondeado por Akiba se transfiere a la cuenta de Akiba.
¿Qué firman los colaboradores al participar?
● Caja: se inscriben con el formulario digital de la plataforma, que sustituye el contrato o carta de afiliación.
● Fondo: nada, porque es general para los empleados de planta.
● Préstamos y adelantos: el contrato de crédito, que genera Akiba.
En ambos esquemas, la empresa carga la información de los colaboradores.
¿Cómo se incorporan nuevos empleados después del arranque?
Fondo: se dan de alta en Akiba y sus aportaciones aparecen automáticamente en el archivo de carga.
Caja: se dan de alta en Akiba, el colaborador se registra con el formulario de inscripción y, a partir de ahí, aparece en el archivo de aportaciones. Es voluntaria, por eso requiere registro.
¿Cómo se reflejan los ahorros en la plataforma?
En cada periodo de nómina, Recursos Humanos carga a Akiba el Excel con número de colaborador y deducciones, junto con la ficha de depósito. Akiba verifica que el archivo coincida con los montos depositados y actualiza el sistema. El proceso toma, como máximo, 24 horas.
¿Dónde y cuándo debe depositar la empresa lo descontado?
Cada día de pago de nómina, a la cuenta de la caja o del fondo. Se entrega la ficha de depósito para conciliarla contra el Excel de contribuciones.
¿Cómo se asegura que lo descontado coincida con lo depositado?
Mediante una conciliación que compara el reporte de la empresa, los registros de la plataforma y el depósito bancario. Cualquier diferencia se registra y se da seguimiento hasta su cierre.
¿Qué pasa cuando un colaborador causa baja?
La empresa solicita a Akiba el saldo de liquidación. Akiba lo entrega en un formato que el colaborador puede firmar (similar a un finiquito, pero de ahorro). La empresa lo carga en la plataforma y confirma que Akiba puede enviar los fondos con sus intereses a la cuenta bancaria del colaborador. El cálculo del saldo se entrega dentro de los 3 días hábiles posteriores a la notificación de baja.
¿Qué incluye la plataforma para Recursos Humanos?
● Dashboard de gestión de la caja o el fondo.
● Altas, bajas y edición de información de empleados en línea.
● Información de las cuentas individuales y global del ahorro, en tiempo real.
● Generación digital de contratos de préstamo y seguimiento de adeudos y pagos.
● Ejecutivo de cuenta asignado y capacitación remota para administrar la plataforma.
¿Qué pueden hacer los colaboradores desde Akiba?
Consultar su cuenta individual (saldos, descuentos realizados y fecha de vencimiento), solicitar préstamos y retiros 100% en digital y dar seguimiento a sus adeudos. Está disponible en iOS y Android, en versión web responsiva y en kioscos en planta.
¿Se integra con nuestro sistema de nómina?
Sí. Contamos con APIs para conectarnos con distintos sistemas de nómina y somos compatibles con Single Sign-On. También se puede operar con carga de archivos.
¿Qué tan personalizable es?
Mucho. La plataforma tiene cientos de parámetros editables sin tocar código (más de 140 candados configurables): características de la caja y el fondo, empleados aplicables, términos de retiro, tasas de interés, fechas de descuento y más. Además, agregamos nuevas funcionalidades periodicamente sin cargo adicional.
¿Cómo protege Akiba la información?
Nuestro servicio opera en Google Cloud, con sus medidas de seguridad. Para empresas con requerimientos específicos, ponemos a disposición documentación de arquitectura y certificados de seguridad. Cada movimiento y aprobación queda registrado en una bitácora con usuario, fecha y hora.
¿Cómo se cobra el servicio?
Caja y fondo de ahorro: paga la empresa un fee fijo por colaborador activo al mes, con pago sobre mes vencido. Lo que se paga es proporcional al número de colaboradores que realmente usan el beneficio, sin costos fijos altos.
Anticipos de nómina: fee bajo por transacción, sin intereses para el colaborador.
Préstamos: tasa de interés fija, con descuento vía nómina.
¿Cuánto cuesta un adelanto de sueldo fondeado por Akiba?
Checa con tu ejecutivo de cuenta.
¿Cuánto cuesta un préstamo de nómina fondeado por Akiba?
Checa con tu ejecutivo de cuenta.
¿Cómo es el proceso para adelantos y préstamos fondeados por Akiba?
1. El colaborador lo solicita desde la plataforma.
2. Se genera el contrato automáticamente; el colaborador lo firma y lo sube escaneado.
3. El administrador de la empresa lo autoriza o rechaza.
4. Si se autoriza, Akiba aprueba o niega el crédito y, de aprobarlo, realiza el depósito.
La empresa deduce el monto por nómina, deposita en Akiba y carga el comprobante; la plataforma lleva el control de saldos pendientes y pagos.
¿Qué nos diferencia?
● Servicio personalizado: ejecutivo de cuenta dedicado, cadencia de reuniones semanal o mensual según la necesidad del cliente y atención prioritaria.
● Consultoría sin costo: más de 10 años operando cajas nos permiten acompañar a la empresa en estatutos, parámetros y políticas.
● Plataforma hiper-personalizable: parámetros editables sin código y autoservicio completo para administradores y colaboradores.
● Experiencia comprobada: 4.4 estrellas en tiendas de apps, 14% de uso diario y 56% de uso mensual de la app entre los colaboradores.
● Reconocimientos: Mejor Startup Fintech de México (BBVA) y una de las 50 fintechs más inclusivas del mundo.
¿Qué ventaja tiene que los recursos estén en un fondo administrado por una gestora de activos?
Muchas empresas pequeñas mantienen estos recursos en una cuenta bancaria sin rendimiento. Al invertirlos a través de un fondo, el ahorro de los colaboradores genera rendimientos mientras se acumula.